Komponenten der Dokumentenverwaltungssoftware für die Arbeit.

Gegenwärtig verwenden die meisten Entwicklungsländer das traditionelle Papierverwaltungssystem (Dokumentenverwaltungssoftware), erweitern jedoch auch die elektronische Form der Dokumentation, einschließlich E-Mail, Webseiten und Datenbankpaketen, die auf Arbeitsstationen und Servern gespeichert sind. Für die integrierte Datenerfassung in einer Institution oder Organisation wird ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) häufig zu einem der wichtigsten Managementinstrumente. Diese Anforderung muss jedoch je nach den Bedürfnissen der Einrichtung oder Organisation sorgfältig befolgt werden. Daher muss die Organisation über ein EDMS verfügen, um Daten in der Organisation zu erstellen, zu speichern und zu organisieren und den gesamten Synchronisierungsprozess zu verwalten.

Diese Studie analysiert die Systemanforderungen für den Aufbau der Informatik an einer Fachhochschule, ermittelt das Softwaredesign und identifiziert die verfügbaren Ressourcen und entwickelt und wendet erfolgreich eine Desktop-Anwendung an. Der Unterschied zwischen dem entwickelten DBMS und anderen Managementsystemen besteht darin, dass es ein Dokumentennamenssystem für externe Dokumente hinzufügt, die vorhandene digitale Signaturtechnik ändert und neue Funktionen hinzufügt, um das Sicherheitsniveau zu erhöhen. Darüber hinaus wird die Sicherheit archivierter Dateien durch die Kontrolle des Inhalts von Dokumenten erhöht. Schließlich ist die Struktur der Institution anpassbar und kann auf Anfrage des Systemadministrators geändert werden.

Eine Formation, die verschiedene Arten von Dokumenten enthält, die an verschiedenen Stellen im Netzwerk vorhanden sein können und Mehrfachzugriff, Aktualisierung und Änderung gleichzeitig und automatisch unterstützen. SEDs werden in verschiedenen Organisationen auf der ganzen Welt eingesetzt. Dies hat Unternehmen zum Erfolg in Bezug auf Managementstrategien, Budgets, Korruptionsbekämpfung, Sicherheit und Datenschutz, Benutzeranforderungen, Zusammenarbeit und Systemintegration verholfen. Darüber hinaus wurde darauf hingewiesen, dass das Dokumentenmanagementsystem Unternehmen dabei unterstützen kann, effizientere Abläufe zu erzielen, indem Transaktionskosten gesenkt, Prozesse automatisiert, der Durchsatz erhöht, Fehler minimiert und Arbeitsaufwand eingespart werden. EDMS werden in staatlichen und öffentlichen Organisationen sowie in der Datenverarbeitung eingesetzt. Die Forschung zur Einführung von EDMS im öffentlichen Sektor begann Anfang der 2000er Jahre zu wachsen. Um Produktivität zu gewährleisten, Platz zu sparen und Geschäftsprozesse insgesamt zu verbessern, werden Regierungsorganisationen zunehmend.

Wie erfolgt die automatische Datenverarbeitung? Externe Dokumente in Form eines Ausdrucks werden gescannt und in das System importiert. Der Grund für diese Idee ist die Verwaltung von Dokumenten, die möglicherweise von einer externen Organisation stammen, die noch nicht in ein elektronisches System umgewandelt wurde. Externe Dokumente werden zuerst vom Dekan akzeptiert und dann an andere Abteilungen geschickt. Dieses System wurde um eine neue Funktion namens Dokumentennotation erweitert, mit der der Dekan Dokumente mit allen Abteilungen austauschen kann, ohne ein neues Dokument zu erstellen, um das empfangene externe Dokument zu erläutern.

Ein Benutzerverwaltungssystem bietet Funktionen zum Verwalten eines Benutzerprofils. Es implementiert die Benutzerauthentifizierung und stellt die Klassifizierung bereit. Benutzerprofile enthalten Informationen wie Benutzeridentifikationsnummer, E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname usw.

Um auf das Benutzerprofil zum Lesen und Ändern zuzugreifen, wird die Benutzer-ID zur Authentifizierung verwendet. Benutzerinformationen enthalten die Benutzeridentifikationsnummer, den Benutzernamen, das Kennwort und die Authentifizierungssitzung. Zeigt die Benutzerverwaltung und deren Funktionalität im System an. In dem vorgeschlagenen System umfasst die Benutzerverwaltung die folgenden Eigenschaften: – Benutzer hinzufügen: Dieses System verfügt über drei Benutzertypen: Administrator, Manager und Sekretär. Jeder von ihnen ist für bestimmte Aktionen verantwortlich, die auf den erteilten Berechtigungen basieren.

Administratoren können der Abteilung ihrer Organisation neue Benutzer hinzufügen. Neue Benutzer können der Manager oder der Sekretär der Abteilung sein. – Benutzerverwaltung. Bestehende Benutzer können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. – Zugriffsrechte: Die Benutzerrechte hängen vom Benutzertyp und der Abteilung ab, zu der er gehört. Abhängig von ihren Verantwortlichkeiten wurden den Benutzertypen unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen. – Benutzersicherheit: Für jeden Benutzer wurden zwei Sicherheitsstufen angewendet.